czwartek, 27 kwiecień 2017 14:08

Czy trzeba przechowywać dokumenty firmowe?

Zakładasz własną firmę? W takim przypadku musisz również przygotować dodatkową półkę na dokumenty firmowe. Wiele z nich musimy przechowywać je przez określony czas, aby w razie potrzeby były one dostępne również dla organów kontrolnych, na przykład z Urzędu Skarbowego czy ZUS-u.

 

Przechowywanie dokumentów jest jednym z obowiązków każdego przedsiębiorcy. W zależności od tego, z jakimi dokumentami mamy do czynienia, muszą być one przechowywane przez określony czas. Jeżeli wyrzucilibyśmy dokumenty przed upływem terminu, a przy tym pojawiłaby się kontrola, wtedy po prostu narazilibyśmy się na kary, na przykład finansowe.

W firmach najważniejsza jest archiwizacja dokumentów księgowych oraz dokumentów personalnych i związanych z ZUS. Oczywiście, także powinniśmy przechowywać inne ważne dokumenty wynikające ze specyfiki prowadzonej przez nas działalności.

Przechowywanie ksiąg podatkowych oraz dokumentów księgowych

Ordynacja podatkowa wskazuje, że archiwizacja dokumentów księgowych musi trwać aż do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, przy czym liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Do dokumentów księgowych zaliczamy między innymi dowody księgowe, w tym faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, noty księgowe, faktury korygujące, noty korygujące, ewidencje, w tym ewidencje środków trwałych, wyposażenia, kilometrówka, ponadto rejestry VAT i dokumenty inwentaryzacyjne.

Przechowywanie dokumentów personalnych i związanych z ZUS

W przypadku dokumentów personalnych związanych z ZUS czas przechowywania wynosi 10 lat dla deklaracji ZUS, w tym deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących.

Dokumentacja kadrowa, w tym listy płac, karty wynagrodzeń oraz akta osobowe pracowników muszą być przechowywane przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Musimy wtedy zadbać o to, aby były one należycie zabezpieczone.

Wyświetlony 1334 razy