Stosowność
- Czy lokalizacja współgra z wizerunkiem firmy?
- Czy pasuje do tematu spotkania?
- Czy spodoba się uczestnikom?
- Czy personel z miejsca, które wynajmiesz również pozytywie wpłynie na odbiór konferencji?
Lokalizacja
- Czy wszyscy uczestnicy bez trudu dotrą do miejsca spotkania?
- Czy lokalizacja ma dogodne połączenia (autostrada, bliskość lotniska czy dworca?)
- Czy lokalizacja jest cicha, spokojna, położona w bezpiecznej okolicy?
Dostępność
- Czy miejsce jest dostępne w wybranej przez Ciebie dacie?
- Czy cały potrzebny Ci sprzęt będzie dostępny w czasie konferencji?
- Jak elastyczni są właściciele sali biznesowej, w razie gdybyś musiał zmienić termin spotkania?
Rozmiar
- Czy w sali znajduje się wystarczająca ilość miejsc siedzących?
- Czy sala (lub sale) biznesowe są wystarczająco duże, aby uczestnicy czuli się komfortowo?
- Czy jest wystarczająco dużo miejsca, aby uczestnicy mogli się przemieszczać bez tłoczenia się?
- Czy sala lub sale są dobrze nagłośnione i skonstruowane? Czy osoba prowadząca spotkanie będzie dobrze widoczna i słyszana?
Udogodnienia
- Czy sala biznesowa ma dodatkowe miejsca, np. małe pokoje, gdzie uczestnicy mogą odpocząć w czasie przerwy?
- Czy są dostępne sprzęty typu: projektor, tablica, wszelkie urządzenia elektroniczne?
- Czy w wynajętym miejscu jest stały dostęp do niezawodnego i szybkiego internetu?
- Czy na miejscu jest fax/skaner z drukarką?
- Czy jest możliwość zamówienia napojów gorących lub zimnych?
- Czy jest możliwość zamówienia dań wegetariańskich lub wegańskich?
- Czy jest wystarczająca ilość miejsc parkingowych?
- Czy na sali biznesowej jest dobra wentylacja / klimatyzacja i czy można kontrolować temperaturę?
- Czy niepełnosprawni ruchowo uczestnicy nie będą mieli problemu z przemieszczaniem się?
- Czy na miejscu lub w okolicy jest restauracja czy bar, do którego można by zorganizować wspólne wyjście po zakończeniu konferencji?
- Czy na miejscu lub w okolicy są jakiekolwiek obiekty sportowe, siłownia lub basen?
- Czy jest możliwość noclegu?
Większość z tych punktów można spełnić wynajmując salę biznesową w hotelu – np. sprawdzonym już przez wielu organizatorów Grand Royal Hotelu w Poznaniu.
Koszt
- Czy wynajmując salę zmieścimy się w budżecie?
- Czy możemy liczyć na jakiekolwiek zniżki?
- Czy cenę można negocjować
- Czy nie ma żadnych ukrytych kosztów?
- Kiedy należy uiścić opłatę?
- Czy trzeba będzie zapłacić depozyt?
- Jakie są zasady jeżeli chodzi o anulację? Czy możesz liczyć na choćby częściowy zwrot pieniędzy?
Na większość z tych pytań odpowiesz sobie, jeżeli odwiedzisz potencjalne miejsce osobiście. Pamiętaj, aby zacząć poszukiwania sali biznesowej z wyprzedzeniem, abyś mógł dobrze się zastanowić i wybrać tę najlepszą!
Artykuł został przygotowany przez firmę Grand Royal Hotel