wtorek, 20 czerwiec 2017 09:39

Lista pytań, na które musisz sobie odpowiedzieć, zanim wybierzesz salę biznesową

Wybierając miejsce na spotkanie biznesowe lub konferencję musisz rozważyć o wiele więcej kwestii niż jedynie budżet. Sprawa zaproszonych gości, ich liczby i dystansu, jaki będą musieli pokonać, aby dotrzeć do wybranej lokalizacji to też za mało, aby podjąć decyzję. Poniższa lista zagadnień pomoże Ci w wyborze perfekcyjnej sali biznesowej odpowiadającej Twoim potrzebom.

 

Stosowność

 

- Czy lokalizacja współgra z wizerunkiem firmy?

- Czy pasuje do tematu spotkania?

- Czy spodoba się uczestnikom?

- Czy personel z miejsca, które wynajmiesz również pozytywie wpłynie na odbiór konferencji?

 

Lokalizacja

- Czy wszyscy uczestnicy bez trudu dotrą do miejsca spotkania?

- Czy lokalizacja ma dogodne połączenia (autostrada, bliskość lotniska czy dworca?)

- Czy lokalizacja jest cicha, spokojna, położona w bezpiecznej okolicy?

 

Dostępność

 - Czy miejsce jest dostępne w wybranej przez Ciebie dacie?

- Czy cały potrzebny Ci sprzęt będzie dostępny w czasie konferencji?

- Jak elastyczni są właściciele sali biznesowej, w razie gdybyś musiał zmienić termin spotkania?

 

Rozmiar

 - Czy w sali znajduje się wystarczająca ilość miejsc siedzących?

- Czy sala (lub sale) biznesowe są wystarczająco duże, aby uczestnicy czuli się komfortowo?

- Czy jest wystarczająco dużo miejsca, aby uczestnicy mogli się przemieszczać bez tłoczenia się?

- Czy sala lub sale są dobrze nagłośnione i skonstruowane? Czy osoba prowadząca spotkanie będzie dobrze widoczna i słyszana?

 

Udogodnienia

 - Czy sala biznesowa ma dodatkowe miejsca, np. małe pokoje, gdzie uczestnicy mogą odpocząć w czasie przerwy?

- Czy są dostępne sprzęty typu: projektor, tablica, wszelkie urządzenia elektroniczne?

- Czy w wynajętym miejscu jest stały dostęp do niezawodnego i szybkiego internetu?

- Czy na miejscu jest fax/skaner z drukarką?

- Czy jest możliwość zamówienia napojów gorących lub zimnych?

- Czy jest możliwość zamówienia dań wegetariańskich lub wegańskich?

- Czy jest wystarczająca ilość miejsc parkingowych?

- Czy na sali biznesowej jest dobra wentylacja / klimatyzacja i czy można kontrolować temperaturę?

-  Czy niepełnosprawni ruchowo uczestnicy nie będą mieli problemu z przemieszczaniem się?

- Czy na miejscu lub w okolicy jest restauracja czy bar, do którego można by zorganizować wspólne wyjście po zakończeniu konferencji?

- Czy na miejscu lub w okolicy są jakiekolwiek obiekty sportowe, siłownia lub basen?

- Czy jest możliwość noclegu?

Większość z tych punktów można spełnić wynajmując salę biznesową w hotelu – np. sprawdzonym już przez wielu organizatorów Grand Royal Hotelu w Poznaniu.

 

Koszt

 - Czy wynajmując salę zmieścimy się w budżecie?

- Czy możemy liczyć na jakiekolwiek zniżki?

- Czy cenę można negocjować

- Czy nie ma żadnych ukrytych kosztów?

- Kiedy należy uiścić opłatę?

- Czy trzeba będzie zapłacić depozyt?

- Jakie są zasady jeżeli chodzi o anulację? Czy możesz liczyć na choćby częściowy zwrot pieniędzy?

 

Na większość z tych pytań odpowiesz sobie, jeżeli odwiedzisz potencjalne miejsce osobiście. Pamiętaj, aby zacząć poszukiwania sali biznesowej z wyprzedzeniem, abyś mógł dobrze się zastanowić i wybrać tę najlepszą!

Artykuł został przygotowany przez firmę Grand Royal Hotel

Wyświetlony 913 razy