Czy meble mają znaczenie?
Od kiedy Rodo weszło w życie, wiele firm, oferujących meble biurowe poszerzyło swoją ofertę o rozwiązania, opatrzone takimi dopiskami jak np. "zgodne z RODO". Pierwszym odruchem przedsiębiorcy jest wtedy oczywiście zaciekawienie oraz pozytywne nastawienie. Oto przed jego oczami ukazuje się bowiem szafa, której zastosowanie może uchronić go przed złamaniem przepisów europejskich oraz przed ewentualnymi karami pieniężnymi. Sprawa jednak wcale nie jest taka prosta.
To prawda, że solidne szafy, oraz regały wyposażone w zabezpieczenia fizyczne i logiczne kojarzą się z wysokimi standardami bezpieczeństwa, oraz dają poczucie, że przechowywanie dokumentów odbywa się w profesjonalny sposób. Należy sobie jednak uświadomić, że przechowywanie akt to nie tylko zamknięcie ich w szafce. Jeśli chcemy, żeby wszystkie czynności związane z dokumentacją, były w pełni bezpieczne dla poufności informacji, należy zadbać również o inne sprawy;
- kto ma dostęp do dokumentacji?
To duże wyzwanie dla firm, w których nie ma jasnych procedur dotyczących przyznawania dostępu. Ważnym środkiem ostrożności jest uniknięcie sytuacji, w której każda osoba pracująca w firmie ma dostęp do każdego dokumentu. W praktyce oznacza to, że kody i klucze mają tylko wybrani pracownicy. Niestety wdrożenie tych zasad wymaga doświadczenia i wiedzy, bo nieumiejętne zabranie się za tę kwestię może spowolnić działanie firmy.
- jak zabezpieczony jest budynek?
Solidna szafa może nie wystarczyć, jeśli dostęp do naszego biura nie jest odpowiednio chroniony. W idealnym scenariuszu firmowe akta znajdowałyby się w pomieszczeniu, które wyposażone jest w monitoring oraz zaawansowane systemy antywłamaniowe. W praktyce jednak firm często na to nie stać. Taka infrastruktura bywa dość kosztowna, w dodatku czasem mogą pojawić się problemy z jej instalacją, wynikające z konstrukcji samego budynku, na którą przedsiębiorca przecież nie ma wpływu.
RODO a profesjonalne przechowywanie dokumentów
Jak widać, bezpieczne przechowywanie dokumentów to nie tylko wybór dobrej szafy. Nawet samo RODO nie porusza kwestii doboru mebli, a raczej precyzuje, na czym powinien polegać cały proces. Z treści rozporządzenia wynika m.in. to, że trzeba zatroszczyć się o rozwiązania dopasowane do konkretnego przedsiębiorstwa. Każda firma działa nieco inaczej i największe ryzyko wycieku danych może pojawiać się na różnych odcinkach procesu. Oczywiste jest to, że do dokumentów nie powinny mieć dostępu osoby nieupoważnione, a akta powinny być przechowywane w meblach i teczkach nieprzezroczystych. Dużo większym wyzwaniem dla przedsiębiorcy jest jednak zaplanowanie bezpiecznych procesów związanych z obiegiem dokumentacji, niż jedynie wybór bezpiecznej szafy.
Firmy takie jak Rhenus podchodzą kompleksowo do kwestii ochrony danych osobowych. Przechowywanie dokumentów przez takie przedsiębiorstwa, to coś więcej niż tylko zadbanie o bariery fizyczne i logiczne. Oczywiście taka nowoczesna infrastruktura ma tutaj ogromne znaczenie, bo przeciętnych firm często po prostu na takie rozwiązanie nie stać. Istotne jest jednak zaplanowanie bezpiecznego dostępu do dokumentacji. Klienci mogą mieć dostęp do akt przez specjalną platformę - dostęp dostają tylko te osoby, które wyznaczy przedsiębiorca. Dopiero takie wielowymiarowe podejście pozwala w pełni zatroszczyć się o bezpieczeństwo danych zawartych w aktach.